Egy nyűggel kevesebb: így leltároznak a profik
Senki nem akarja, illetve nem szereti megcsinálni – ez az indoklás hangzik el a legtöbbször, ha megkérdezünk egy, a vállalat ügyeire rálátó személyt arról, mi a legnagyobb baj a hagyományos, papíralapú tárgyieszköz-leltározással. Vagyis azzal a módszerrel, amikor az arra kijelölt személy megpróbálja felmérni, megvannak-e azok a tárgyi eszközök, amelyeknek a nyilvántartás szerint meg kell lenniük, és ott vannak-e, ahová kijelölték azok rendeltetési helyét.
A leltározás kétségtelenül a legtöbb cég számára komoly nyűgöt, problémát jelent – mutat rá Petrőcz Zoltán, az IBCS Hungary Kft. EVIDEI-szakértője. Hozzáteszi: a cégek általában nehezen szánják rá magukat a leltározásra, főként mivel nincs naprakész nyilvántartásuk a tárgyi eszközökről; vagy ha van, akkor általában egy Excel-táblázatban, ami egyszer elkészült, ám nem frissült kellő rendszerességgel. Előfordulhat például, hogy másik helyiségbe viszik át az eszközöket, amit a manuális nyilvántartás nem követ megfelelően, így a leltározásnál teljesen máshol találják meg azt az eszközt, mint ahová az eredetileg, a nyilvántartás szerint került.
Ráadásul a hagyományos leltározás nem költséghatékony, és a pontossága is megkérdőjelezhető. Belépünk egy szobába, és nem látjuk a leltározandó tárgyi eszközöket, vagy látjuk, de nem tudjuk őket beazonosítani, és másokat zavarunk ezzel – így lehet összefoglalni a másik jellemző esetet. Képzeljük csak el: belép a leltározó kolléga egy irodahelyiségbe. Ott van 8 szék, 7 asztal, 4 szekrény, flipchart, számológép az egyik asztalon, gurulós fiók az asztalok alatt. A számológép a cégé, vagy a kolléga hozta be? Itt a leltár szerint csak 7 széknek kell lennie, de 5 szekrénynek. Mi ez a +1 szék? És hol van a hiányzó szekrény? Ez a gurulós fiók teljesen tönkrement. Le kellene selejtezni.”
Nem csoda, hogy a manuális leltár nagyon lassú és hosszadalmas. Egy 1 milliárd forint körüli árbevételű cégnél, amelynek van 1-2 ezer tárgyi eszköze, akár 1-2 hét folyamatos munkát is felemészthet csak az adatfelévétel, és akkor a háttérmunkákat még nem is említettük. Mindez más, fontos feladatoktól von el dolgozókat, akik ezen időszak alatt jóval produktívabb tevékenységeket is tudnának végezni.
Ugyanakkor hiába van egy szoftverünk, ami alkalmas a nyilvántartásra – mondjuk a vállalatirányítási rendszerünk egyik modulja – ahhoz, hogy a leltározás kényelmes és villámsebességű legyen, szükséges még az egyes tárgyi eszközök megjelölése (pl. vonalkódokkal), illetve a megjelöléseket egy erre alkalmas berendezéssel be kell tudni olvasnunk. Továbbá nem árt, ha a szoftverünk és a beolvasó eszközök össze vannak hangolva, és képesek együttműködni a legtöbb vállalatirányítási rendszerrel. Ilyen rendszer nem létezett az EVIDEI megjelenése előtt. Ezért is döntött az IBCS Hungary vezetése a felkarolása mellett. Az indulása óta nemzetközi karriert is befutott a fejlesztés, hiszen ma már szerte Európában több mint ezer felhasználóval rendelkezik az üzleti élet minden területén. A kereskedelmi vállalatoktól a gyártókig, a kkv-któl a nagyvállalatokig mindenhol használják. Érdekesség, hogy Szlovákiában például a Védelmi és a Pénzügyminisztérium is az EVIDEI-t használja a tárgyi eszközök számbavételére. De mi okozza ezt az érdeklődést a megoldás körül?
A cikk teljes szövegét Adózóna.hu oldalunkon olvashatja el.
